Κρατώντας το κόστος των προϊόντων σας χαμηλά
Τί είναι το Foodcost;
Είναι εντυπωσιακό το πόσοι managers και επιχειρηματίες στον χώρο της εστίασης δεν ξέρουν πόσο κοστίζουν τα προϊόντα που διαθέτουν. Έτσι, τις περισσότερες φορές η τιμή πώλησης ενός πιάτου καθορίζεται από την τιμή του ανταγωνισμού ή και διαισθητικά. Το να γνωρίζουμε το foodcost του εστιατορίου μας όμως είναι εξαιρετικά σημαντικό, όχι μονο για την διαμόρφωση των τιμών του καταλόγου, αλλα και για τον έλεγχο των δαπανών της επιχείρησης.
Τί είναι όμως το foodcost; Ας θυμηθούμε μερικούς βασικούς ορισμούς:
Platecost είναι το κόστος των υλικων τα οποία συνθέτουν ένα πιάτο/προϊόν. Για να υπολογίζουμε το platecost πρέπει να ξέρουμε για κάθε πιάτο:
απο τι υλικά και σε τι ποσότητες αποτελείται (συνταγή) και
πόσο αγοράζουμε το κάθε υλικό τη συγκεκριμένη χρονική στιγμή.
Τα υλικά της συνταγής θα πρέπει να υπολογίζονται με την φύρα τους (για παράδειγμα αν σε μία παρασκευή βάζουμε αποφλοιωμένη πατάτα την οποία αγοράζουμε ολόκληρη, θα πρέπει η συνταγή να περιέχει την ποσότητα σε πατάτες πριν καθαριστουν ή να γνωρίζουμε το ποσοστό φύρας που παράγει η πατάτα με τον δικό μας τρόπο).
Θεωρητικό foodcost είναι οι ποσότητες από κάθε πιάτο/προϊόν που πουλήθηκαν σε μία συγκεκριμένη χρονική περίοδο, πολλαπλασιασμένες με το platecost του κάθε πιάτου, δια τον τζίρο μας. Δηλαδή, το ποσό που θα κόστιζαν τα υλικά που περιείχαν όλα τα πιάτα/προϊόντα που πουλήθηκαν, σε συνάρτηση με τον τζίρο μας, σε μια συγκεκριμένη περίοδο, αν κάναμε ιδανική διαχείριση των πρώτων υλών μας.
Πραγματικό Foodcost (Periodcost) είναι το ποσό που ξοδεύτηκε για την αγορά προϊόντων μιας συγκεκριμένης χρονικής περιόδου δια τον τζίρο μας.
Είναι, λοιπόν, προφανές ότι πρωταρχικός σας στόχος είναι το θεωρητικό και το πραγματικό foodcost να συμπίπτουν (να είναι όσο περισσότερο κοντά γίνεται). Σε περίπτωση που το θεωρητικό και το πραγματικό foodcost έχουν απόκλιση, σημαίνει ότι αυτό που εσείς ή ο μάγειράς σας νομίζει σχετικά με το κόστος των συνταγων δεν είναι η πραγματικότητα.
Περιορίζοντας την φύρα.
Ώς φύρα μπορούμε να ονομάσουμε το σύνολο των πρώτων υλών που καταλήγουν στα σκουπίδια. Μπορούμε να την χωρίσουμε σε συνήθη και σε μη αποδεκτή.
Συνήθης φύρα είναι η πρώτη ύλη που πετάμε κατα την προετοιμασία του φαγητού λόγων τον κοπών, του καθαρίσματος, της ωρίμανσης και του ψησίματος. Είναι δηλαδή απώλεια πρώτης ύλης, που δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί για το πιάτο μας (κόκκαλα, υγρά, φλούδες κλπ). Προκειμένου να περιορίσουμε την συνήθη φύρα μας μπορούμε να επιλέξουμε πρώτη ύλη που είναι πιο αποδοτική σε συνάρτηση με την τιμή της. Δηλαδή, στα κριτήρια επιλογής πρώτης ύλης, εκτός από την τιμή και την γεύση, θα πρέπει ίσως να είναι και η απόδοσή τους (για παράδειγμα, μία φθηνή φέτα η οποία θρυμματίζεται ευκολα κατα την κοπή, να μην είναι τόσο συμφέρουσα στο τέλος).
στα κριτήρια επιλογής πρώτης ύλης, εκτός από την τιμή και την γεύση, θα πρέπει ίσως να είναι και η απόδοσή τους
Η μη αποδεκτή φύρα είναι η πρώτη ύλη που καταλήγει στα σκουπίδια για όλους τους άλλους λόγους. Οι κυριότερες αιτίες που μπορεί να έχουμε μη αποδεκτή φύρα είναι οι εξής:
Λάθη στο σέρβις. Δηλαδή, να μεταφέρονται λανθασμένα οι παραγγελίες απο το service στην παραγωγή και να παρασκευάζονται περιττά προϊόντα.
Αστοχίες στην παραγωγή. Προϊόντα που παρασκευάζονται, αλλα τελικά δεν μπορούν, λόγω κακής ποιότητας ή λάθος οδηγιών, να σερβιριστούν και έτσι καταλήγουν στα σκουπίδια.
Λαθη κατα την προετοιμασία. Αν η προετοιμασία των προϊόντων μας δεν είναι προσεκτική, μπορεί να έχουμε πολύ περισσότερη φύρα στις πρώτες ύλες από αυτήν που υπολογιζουμε. Για παράδειγμα, το λάθος ξεφλούδισμα της πατάτας μπορεί να οδηγήσει στο να καταλήξει πολύ περισσότερη ποσότητα στα σκουπίδια απο αυτη που ίσως φανταζόμαστε.
Κακή διαχείριση αποθέματος ή παραγγελιών. Αν παραγγέλνουμε πολύ περισσότερη πρώτη ύλη από αυτή που χρειαζόμαστε, ίσως οδηγήσει σε αλλοίωση κάποιων αποθεμάτων μας. Το ίδιο μπορεί να συμβεί αν δεν χρησιμοποιούμε πρώτα τις πρώτες ύλες που είναι πιό κοντά στην ημερομηνία λήξης τους.
Ασυνέπεια στις ποσότητες. Πολύ απλά, αν οι μερίδες σας βγαίνουν μεγαλύτερες απο αυτες που έχετε υπολογίσει. Μπορεί αυτές οι ποσότητες να μην καταλήγουν τυπικά στα σκουπίδια, αλλα εξακολουθεί να είναι σπατάλη πρώτης ύλης.
Βελτιώνοντας το foodcost.
To πραγματικό foodcost της επιχείρησης σας μπορεί να είναι μεγαλύτερο από το θεωρητικό για πολλούς λόγους. Αν ένα από τα παρακάτω στοιχεία δεν είναι προσεγμένο, κινδυνεύετε να αυξήσετε ανεξέλεγκτα το foodcost σας και, κατα συνέπεια, τις δαπάνες της επιχείρησής σας.
Τι πρέπει λοιπόν να κάνετε για να βελτιστοποιήσετε το foodcost σας:
Βάλτε τα όρια σας για κάθε υλικό. “Πόσο θα έπρεπε να έχω”; Είναι πολύ σημαντικό, γνωρίζοντας το μέγεθος της αποθήκης και των ψυγείων μας, αλλα και τη μέση κατανάλωση, να έχουμε ορίσει τις ποσότητες που χρειαζόμαστε, για να μην παραγγέλνουμε περιττές πρώτες ύλες.
Βάλτε σε τάξη την αποθήκη σας. Πράγματα πίσω από άλλα ή ξεχασμένα σε λάθος ράφια είναι πολύ πιθανόν να καταλήξουν στα σκουπίδια, αντί για κάποιο πιάτο. Βάλτε αυτοκόλλητες ετικέτες ή κάποια άλλου είδους σήμανση στα ράφια για να ειστε σιγουρος οτι το προσωπικό δεν θα χαλάει την τάξη της αποθήκης. Υιοθετήστε ένα σύστημα first in first out για τα προϊόντα της αποθήκης σας, δηλαδή τοποθετήστε τις παραλαβές στο πίσω μέρος του ραφιού, ενώ τα προϊόντα για χρήση θα τα παραλαμβάνετε απο μπροστά.
Χρησιμοποίηστε ζυγαριά στην παραλαβή των πρώτων υλών. Μην έχετε τυφλή εμπιστοσύνη στους προμηθευτές σας, ούτε καν στις αναγραφόμενες ποσότητες στις συσκευασίες.
Καταγράψτε τις τιμές αγοράς. Οι τιμές των υλικών αλλάζουν συχνότερα από ότι ίσως πιστεύετε. Ξεκαθαρίστε στους προμηθευτές σας οτι χρειάζεστε να σας ενημερώνουν για τις αλλαγές τιμών. Κάντε έρευνα αγοράς τουλάχιστον μία φορά τον χρόνο και ελέγξετε τουλάχιστον μια φορά τον μήνα την διακύμανση τιμής, τουλάχιστων των βασικών σας υλικών.
Χρησιμοποιήστε ζυγαριά και για τα πιάτα σας. Μην πιστέψετε ούτε για μία στιγμή ότι το χέρι σας ή το χέρι του μάγειρά σας είναι τόσο ακριβές όσο μία ζυγαριά ακριβείας. Η χρήση ζυγαριάς βοηθάει τόσο στην διαχείριση foodcost, όσο και στην διατήρηση ποσότητας και συνέπειας στα πιάτα.
Μεριδοποιήστε απο πριν. Το να μεριδοποιήσουμε τα υλικά μας κατα την διάρκεια της προετοιμασίας, και όχι την ώρα της δουλειάς, είναι ευκολότερο.
Καταγράψτε τα λάθη που γίνονται στο Service και αφορούν λανθασμένη διαβίβαση της παραγγελίας στην παραγωγή, αλλα και τις αστοχίες της παραγωγής. Έτσι, θα μπορείτε να κάνετε συγκεκριμένες και στοχευμένες επισημάνσεις στο προσωπικό σας.
Οργανωθείτε. Χρησιμοποιήστε software με το οποίο θα παρακολουθείτε την αποθήκη σας, την διακύμανση των τιμών και τα σκουπίδια σας.
Αξιολογόντας το menu.
Έχοντας κατανοήσει τις βασικές έννοιες του foodcost και έχοντας κάνει όλα τα απαραίτητα βήματα για τον περιορισμό των περιττών δαπανών για πρώτες ύλες, ήρθε η ώρα να εξετάσουμε τα πιάτα ένα προς ένα και να διαμορφώσουμε ανάλογα το menu μας. Η μέθοδος Miller και η μέθοδος Kasavana and Smith είναι αυτές που σας προτείνουμε παρακάτω, για να αξιολογήσετε τα πιάτα σας.
Plate foodcost% είναι το platecost δια την τιμή πώλησης του πιάτου/προϊόντος και
Contribution margin είναι το platecost μείον την τιμή πώλησης. Για παράδειγμα, ένα πιάτο/προϊόν με platecost 1€ και τιμή πώλησης 3,2€ έχει foodcost% 31% και Contribution margin 2,2€. Για επιχειρήσεις χαμηλής επισκεψιμότητας και υψηλού κόστους (π.χ. fine dine) συνήθως το Contribution margin είναι ένα πιο σημαντικό μέγεθος, ενώ για επιχειρήσεις υψηλής επισκεψιμότητας και όχι υψηλού κόστους (π.χ. καντίνες) πιο σημαντικό μέγεθος είναι το foodcost%.
Οι βασικοί κανόνες που πρέπει να κρατάτε στο μυαλό σας είναι οι εξής:
Τα πιάτα που έχουν υψηλή ζήτηση και χαμηλό κόστος (χαμηλό foodcost% ή υψηλό Contribution margin) πρέπει να τα αφήσετε όπως είναι, να τα βάλετε ψηλά στον κατάλογο και να επενδύσετε το promotion σας σε αυτά.
Για τα πιάτα με υψηλή ζήτηση και υψηλό κόστος πρέπει να βρείτε τρόπο να χαμηλώσετε το κόστος τους ή να αυξήσετε τις τιμές τους.
Για τα πιάτα με χαμηλή ζήτηση και χαμηλό κόστος πρέπει να δώσετε οδηγίες στο προσωπικό σας να τα προωθήσει περισσότερο ή να τα βάλετε πιό ψηλά στον κατάλογο.
Τα πιάτα με χαμηλή ζήτηση και υψηλό κόστος πρέπει να σκεφτείτε σοβαρά να τα αφαιρέσετε απο το menu σας.
Μπορείτε να φτιάξετε ένα σκαρίφημα και να αποτυπώσετε τα προϊόντα σας εκεί προκειμένου να τα ομαδοποιήσετε, χρησιμοποιώντας τον άξονα Y για να δείξετε τις πωλήσεις και Χ για το Plate Cost ή Contribution margin αντιστοιχα.
Το θέμα του Foodcost είναι μεγάλο, όσον αφορά τον κλάδο της εστίασης, και αρκετά δύσκολο να οργανωθεί και να κατακτηθεί. Όμως το όφελος μακροπρόθεσμα απο την εξοικονόμηση δαπανών και χρόνου για μια επιχείρηση κάνει την προσπάθεια που θα κάνει κάποιος στην οργάνωση του foodcost-παραγγελιών-αποθέματος να αξίζει πραγματικά τον κόπο. Αν δεν έχετε μια ρεαλιστική αποτύπωση των συνταγών σας, ξεκινήστε το σήμερα και, στη συνέχεια, με την βοήθεια κάποιο λογισμικού. Δείτε την ολοκληρωμένη σουίτα διαχείρισης χώρων εστίασης, που περιλαμβάνει τα πάντα - απο την παραγγελιοληψία έως την διαχείριση foodcost -, εδώ.